Liftrenovatie en -modernisatie? Gezamenlijk aanbesteden loont

Wat bij energie al gebruikelijk is, komt ook in liftenland in zwang: de gezamenlijke aanbesteding. VvE’s bundelen de gezamenlijke offerteaanvragen voor liftmodernisering en liftrenovatie, en laten die in één keer in de markt zetten. Resultaat: inkoopkracht en lagere prijzen. 

Volgens liftadviesbureau Eurlicon is er wel een groot verschil met de energieaanbesteding: “Energie is een simpel product dat je met weinig kennis en inspanning kunt inkopen als je je verbruikscijfers weet. Bij liften en liftonderdelen gaat het om kennisintensieve producten. Je moet weten waar je het over hebt. Tenminste, als je het maximale voordeel uit een aanbesteding wilt halen.”

5 tips voor een succesvolle aanbesteding van liftrenovatie en -modernisatie 

Volgens Eurlicon staat of valt het succes van een gezamenlijke aanbesteding met de aanpak:

1. Werk samen met een kennispartner die de markt kent

 Men begeeft zich op een markt waarbinnen je als leek al snel kunt verdwalen. Een kennispartner kent de markt en aanbieders, en spreekt hun taal. Zo ontstaan er ook geen misverstanden. Een 100% onafhankelijke positie van de kennispartner is essentieel. Check of de kennispartner niet aan één liftmerk of bepaalde onderhoudspartijen verbonden is. Zo weet je zeker dat je een eerlijk advies krijgt.

2. Zorg dat de gezamenlijke aanbesteding ook echt een gezamenlijke aanbesteding is

De kracht van een gezamenlijke aanbesteding zit wat ons betreft in twee punten. In de eerste plaats moet je alle offerteaanvragen in één keer op één vooraf bepaald moment uitzetten bij alle partijen. Zo kunnen zowel klanten als leveranciers daar rekening mee houden. Op de tweede plaats moet je voldoende volume weten te behalen. Voor de aanbestedingsronde in mei bundelen wij bijvoorbeeld de aanvragen van VvE’s met die van grote partijen met veel liften. Zo kan er echt een vuist gemaakt wordenn.

3. Durf verder te kijken dan je huidige liftmerk

Bij modernisering zijn VvE’s vaak geneigd om bij een lift van merk X ook te kiezen voor onderdelen van merk X. Of ze willen de renovatie van de merk Y-lift ook door liftenproducent Y laten uitvoeren. Dat is natuurlijk hun goed recht. Toch kan het lonend zijn om verder te kijken. Zeker als het in kwaliteit niets uitmaakt.

4. Zorg voor volledige openheid in het hele traject

Bij een gezamenlijke aanbesteding moet alles in het teken staan van transparantie. Laat je niet afschepen met één eindprijs, maar zorg dat je volledige inzage hebt in alle offertes die zijn opgevraagd. Eurlicon vraagt bijvoorbeeld altijd bij minimaal drie partijen aanbiedingen op, en die offertes gaan allemaal door naar de klant, uiteraard begeleid met een advies van onze kant.

5. Gratis aanbesteden bestaat niet

Laat met het traject via een kennispartij verlopen? Zorg dan vóóraf voor inzicht in de kosten. Door te werken met een partner die een vaste prijs rekent voor zijn dienstverlening, weet je waar je aan toe bent. Eurlicon gelooft niet in een gratis aanbestedingstraject. Advieswerk moet worden betaald. Is het niet via een fee, dan wel via verborgen marges of onderlinge prijsafspraken. Natuurlijk moet het vaste tarief wel zo reëel zijn gesteld dat VvE’s dit met de gezamenlijke aanbesteding terugverdienen.

Renoveren of moderniseren is niet altijd nodig

Eurlicon erkent dat VvE’s enige terughoudendheid betrachten in de samenwerking met liftadviesbureaus. “Kunnen we ons dat wel veroorloven?" is een veel gehoorde vraag. Een eerste kennismaking via een gezamenlijke aanbesteding neemt die twijfel vaak weg. Eurlicon verdient de investering in onze dienstverlening doorgaans terug, en soms wordt gewoon het advies gegeven om voorlopig te wachten met renoveren of moderniseren. Want een meerjarenbegroting kan renovatie of modernisatie wel voorschrijven, maar als het nog niet nodig is, zijn wij daar eerlijk over. Zo levert uitbesteding van de aanbesteding direct geld op.

 Meer informatie over gezamenlijke aanbesteding voor VvE’s is te vinden via: www.eurlicon.nl/vve.